WPS表格怎么打印？打印区域怎么设置？

在使用 WPS 表格处理数据时，经常需要将特定的数据区域打印出来，而不是整张工作表。直接打印可能会包含大量不需要的空白区域或无关数据，既浪费纸张又影响阅读。设置打印区域可以让您精确控制哪些内容会被打印在纸张上。以下是详细的设置步骤和打印流程。

一、什么是打印区域？

打印区域是您在工作表中明确指定的一个或多个单元格范围。当您设置好打印区域后，WPS 表格在打印时只会输出这个区域内的内容，区域外的单元格和数据不会被打印出来。

二、如何设置打印区域？

设置打印区域是控制打印内容的关键步骤。以下是几种常用方法：

方法一：使用“页面布局”选项卡

1.  选中区域：在您的工作表中，用鼠标拖动选择您希望打印的单元格范围（例如 A1:D10）。

2.  设置区域：

    1.   点击顶部菜单栏的“页面布局” 选项卡。

    2.   在 “页面设置” 组中找到“打印区域”按钮。

    3.   点击 “打印区域” 按钮旁边的小三角下拉箭头。

    4.   在下拉菜单中选择 “设置打印区域”。

3.  确认效果：设置完成后，您选中的区域周围会出现一个虚线边框（这是 WPS 表格的分页符预览线），表示该区域已被定义为打印区域。打印时只会输出这个虚线框内的内容。

方法二：使用右键快捷菜单

1.  选中区域：同样，先用鼠标选中您要打印的单元格范围。

2.  右键设置：

       在选中的区域上单击鼠标右键。

       在弹出的右键菜单中，找到并选择 “设置打印区域”。

方法三：添加或清除打印区域（适用于已有区域）

1.   添加到打印区域：

    a.   首先确保已经设置了一个初始的打印区域（能看到虚线框）。

    b.   选中您想要添加到现有打印区域的新单元格范围。

    c.   进入 “页面布局” > “打印区域” > 选择 “添加到打印区域”。新的区域会和原来的区域一起被打印（如果它们不连续，会打印在不同的页上）。

2.   清除打印区域：

       如果您想取消当前的打印区域设置，恢复为打印整个工作表（或根据页面设置），可以进入 “页面布局” > “打印区域” > 选择 “取消打印区域”。

       选中设置了打印区域的单元格，右键菜单中也通常会有 “取消打印区域” 的选项。

三、打印预览与调整（强烈推荐）

在正式打印前，强烈建议先进行打印预览，确认设置是否符合预期，避免浪费纸张。

1.  进入预览：

    1.   点击顶部菜单栏的 “文件”选项卡（或左上角的 WPS 表格图标）。

    2.   在下拉菜单中选择 “打印”。

    3.   在右侧出现的打印设置面板中，即可看到 “打印预览” 效果。或者直接按快捷键 Ctrl + F2 也可以快速进入预览模式。

2.  预览检查：

       在预览窗口中，仔细检查：

        1.   是否只打印了您设定的区域？

        2.   内容在页面上的布局是否合理？（是否居中？有无被截断？）

        3.   页边距是否合适？

        4.   是否有不必要的空白页？

3.  调整设置：

       如果预览效果不理想，您可以直接在预览窗口上方找到 “页面设置” 按钮进行调整（如缩放比例、页边距、页眉页脚、纸张方向等）。调整后，预览视图通常会自动更新（或按 F9 键刷新）。调整满意后关闭预览即可。

四、执行打印操作

确认预览无误后，就可以进行打印了：

1.  打开打印对话框：

       点击 “文件” > “打印”。

       或者使用快捷键 Ctrl + P（最常用）。

2.  设置打印机和参数：

       在打印设置面板中：

        1.   选择打印机： 在“打印机”下拉列表中选择您要使用的打印机。

        2.   设置打印范围： 通常默认打印“所有页面”。如果您设置了打印区域，通常就是打印这个区域的所有页。如果区域很大，分成了多页，您也可以指定打印特定页码（如“页从：1 到 2”）。

        3.   设置打印份数： 在“份数”框中输入您需要的打印数量。

        4.   (可选) 其他设置： 如双面打印、打印顺序等，根据您的打印机和需求选择。

3.  开始打印： 

确认所有设置无误后，点击面板顶部的 “打印” 大按钮，即可将您设置的打印区域内容发送到打印机进行输出。

五、实用小贴士

1.   分页预览： 在 “视图” 选项卡下，有一个 “分页预览” 视图模式。进入后，您可以直接看到工作表被划分成哪些打印页，并且可以用鼠标拖动蓝色的分页线来手动调整每页包含的内容范围。这对于精细控制跨页打印非常有用。

2.   页面设置： 除了设置打印区域，“页面布局” 选项卡下的 “页面设置” 组提供了更多控制打印效果的选项，如纸张大小、方向（横向/纵向）、页边距、缩放（调整打印比例使其适应纸张）、页眉页脚设置、打印标题行/列重复等。这些设置能进一步优化打印布局。

3.   虚线边框： 设置打印区域后出现的虚线边框是分页符。如果您在普通视图下看不到它，可能是因为您关闭了显示分页符（在 “文件” > “选项” > “视图” 中可以设置）。这个虚线框仅在普通视图和分页预览视图中可见，实际打印时不会出现。

4.   打印标题：如果您的表格很长，需要跨越多页打印，并且希望每页顶部都重复显示标题行（如列标题），可以在 “页面布局”> “页面设置” > “工作表”标签页下设置 “顶端标题行”。这样就不需要把标题行包含在每一页的打印区域里了。